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“像花钱一样花时间”丨用效率甩开80%的人
2020年07月31日 12:52   浏览:52   来源:美赞科技

你是否注意到了:同样的工作,不同的人完成起来速度大有差异。

桥水基金创始人Ray Dalio 在他的著作《原则》(《Principles》)中说,进化是一切的驱动力——每个人,每个组织都在追求自身的进化。进化的步骤可以简化为5个流程,目标-问题-诊断-设计-行动。反复交替,螺旋上升。
基于此,勤于试错的人和组织无疑能够更快地实现「进化」。快速试错意味着有繁多的事务要处理,因此,时间管理、精力管理的概念才会在当下无比重要。

好的效率工具,是帮你实现目的,而不打扰你,不增加你的适应与学习成本,不让你在红点或者卡顿中产生负面情绪。借助好的工具,合理配比自己的时间,管理自己的精力,把事情安排得妥妥当当,才能成为快速进化的高效能人士。

“高效能人士”正在通过时间管理提升效率,通过用好工具举重若轻,甚至通过套路节约精力。读完这篇文章,让你用效率甩开80%的人。


一、像花钱一样花时间

优化工作中的时间配比

时间是最宝贵的资源,合理的资源分配可以产生最大化的价值。推荐用二八原则来重新配比工作时间——为20%最重要的人和事投入80%的精力,剩下80%的琐事,只需要花20%的精力。哪些工具可以让我们更好地践行此法呢?

1.如何面对信息的“红点焦虑”?

标记聊天,稍后处理

每次开会结束,就能发现手机里无数红点,信息扑面而来。
在企业微信中,对于并非「重要又紧急」的琐碎事情,可以“把该条消息右划”、变成”标记的聊天”,晚点统一时间集中处理


2.在七嘴八舌的群聊中,如何针对性回复
群聊中,大家快速抛出自己的观点,你回答同意或者不同意,大家很难理解是针对哪一条。
在企业微信群聊中,如果你想针对某一条重要消息进行回复,只需要“按住那条消息,轻轻右划”,就可以指定回复它。


3.重要文件在群内置顶,减少重复询问

群里如果有文件需要经常翻阅,是否每次都要花时间去找?效率就是要对重复的琐碎宣战:用企业微信置顶消息,不论是文件、链接、还是红包,都可以长按消息置顶,随时取用。



4.日程与待办

上面三个操作只是入门技巧,日程与待办才是时间管理的硬核工具——毕竟大脑是用来思考的,不是用来记忆的。
「日程」一般是重要且跟别人约好要开的会议,而「待办」则像一个提醒你的to do list,在企业微信,把定好的事项放进「日程」,顺便把事项相关的同事勾选上,时间到了,大家就会收到企业微信自动提醒。把零散易忘的to do list写进「待办」。
高阶玩法是:先定日程,在日程的空隙,处理待办。你能从此告别时间管理的一切焦虑。

                    
      
二、即学即用的约会“套路”
糟糕的会议组织就是时间杀手,因为会消耗掉会议开始那10分钟的“高效时段”。既然开会不可避免,不如早早学会“套路”,让会议5秒内,开始正题。
开会三步:约时间、拉同事、投文件。

1.约时间-自动查询大家共同的空档时间

不用问“你什么时候有空”?也不用再问一群人“今天下午2:00有空吗”。在企业微信群内用「约时间」功能,可以快速了解大家是否有空,并实现自动统计。


时间定好了,在企业微信中长按对话,让「日程」按钮来帮你直接约会,一键选择群内全员,或者自助打勾选择部分成员。保存日程后,自动发送给与会者,告别繁琐的会议号、邮件。还能跟OUTLOOK日历自动同步!“日历控”们请放心使用。
左滑查看更多

2.马上开会讨论一下?
有好想法需要马上讨论?在企业微信里可以随时随地无边界自由开会,通过群聊输入框下方的会议按钮,或者企业微信第一屏右上角的云朵按钮,立即开会,爽滑。


支持300 人音频视频会议,会议链接发到微信群里,跨公司跨团队也能开会。

           

3.会议共享屏幕,投放PPT

会议前最好准备好资料,用企业微信会议,共享屏幕、演示文件。演示者控制翻页,所有人进度一致,每个人都能自由放大缩小,小箭头就像会议室的激光笔,可以用来实时标示重点,虽相隔千里,却如比肩而立。



三、精心挑选工具

协作其实很轻松

人类因为会打造和使用“工具”而与众不同,在琳琅满目的工具中选择几件趁手的,并和同事一起用,享受事半功倍的乐趣。


1.发送大文件 -4G大文件,咻!

企业微信作为老牌通讯工具制造大厂腾讯出品的在线办公工具,传输大文件非常快,这是需要硬核技术支撑的基础能力,而相比起来,市面上许多工具在这方面都囊中羞涩。企业微信支持同公司局域网加速,不会自动压缩视频、图片的大小,4G大的文件,咻一下就发送。


2.企业微信微文档 -多人协作,高效协同!

在线文档指的是多人可同时查看、同时编辑一份保存在云端的文件,最新的版本会同步给每个人,不用再V1、V2、V3版本每次修改都发来发去了。
(1)企业微信在线文档可以多人同时编辑,开例会的时候,每个人都可以记录自己的to do list,会议开完了,会议纪要也写完了。


(2)历史版本自动保存,可恢复,不用担心错删回不去。
(3)文档可以边写边讨论,在文档中也能直接@同事,与通讯录、聊天的融合天衣无缝。
(4)企业微信微文档有强大的隐私权限控制,可以设置允许访问的人员范围,还能开水印、设置不允许复制。即使文件被恶意转发,没有权限的人即使收到也没法偷看。最大程度保障企业级的信息安全。


3.微盘

把工作文件放在一处,和项目相关的同事可以直接取用,还能云端同步最新版本。企业微信微盘就是这样人狠话不多的存在,不论到哪里,用什么设备,登录企业微信,微盘里的最新版本资料它就在那里,不悲不喜。


4.效率工具就在手边

工具很多,如果能被装在一个手边的“抽屉”里,可以随时取用,就很COOL。
在企业微信聊天中,界面右边就是你的抽屉,轻轻滑动,即可拉出,把你最常用的ICON装在里面,好用的工具随时在手边待命。



四、平衡好工作与生活
最值得爱惜的是精力
没有人能将生活与工作彻底分开,要学会平衡与取舍的艺术,而时间管理的本质其实是精力管理。精力管理的第一步是把工作与生活的关系都处理好,然后,工作时全情投入,休息时尽情享受。


1.工作关系,加企业微信

大部分时候工作中的关系,需要最高效的交流、开会、发文件,无需附带朋友圈互相点赞。企业微信是唯一能与微信互相加好友的商务办公软件,工作的事情,可以直接用企业微信通过对方的好友申请。不论是客户、还是合作伙伴,都能以职业的一面相见。
把微信,留给你的家人和朋友。


2.休息一下
在企业微信中开启休息一下,可以选择1小时内不再被工作消息打扰,或者休息到明天一早。工作时全情投入,休息时也要尽情享受。


3.工作签名 - 给自己幽默一下

出差、休假、在跑马拉松……都可以设置工作签名,让同事了解你的工作状态,更好地与你打配合。

时间管理的秘密,不外乎习惯和工具,当我们从工作中勤于反思,形成处理琐碎工作的固定套路,并且挑选合适趁手的工具,便能聚沙成塔,真正与人拉开差距。高效能的人生,简单就是强大。

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